Muayene için kayıtların sağlanması

     Yeterli kayıtların sağlanması ve bakımı tehlikeli malların karayoluyla taşınmasının yönetiminin temel bir parçasıdır. Yıllık raporda kaydedilen herhangi bir bilgi, mesleki eğitim sertifikası (TMGD’ler ve sürücüler), denetim kayıtları ve tamamlanmış denetim kontrol listeleri gibi ilgili kayıtlar tarafından desteklenmeli ve bu kayıtlar, normal çalışma saatleri boyunca düzenleyici makamların müfettişleri tarafından denetlenmek üzere hazır bulunmalıdır .

     Bir teşebbüsün çoklu siteleri işlettiği durumlarda, her bir özel site ile ilgili kayıtlar mümkün olduğu yerde muhafaza edilmelidir, örn. saha eğitim kayıtları, denetimler ve saha denetimleri tarafından saptanan iş planı. Yıllık raporun kendisi merkezi olarak tutulabilir, çünkü öncelikle şirket yönetimi içindir, ancak belirli bir siteye özgü unsurları veya dokümanları yönetilen herhangi bir sitede kullanılabilir olmalıdır. Kayıt elektronik olarak muhafaza edilebilir. Bununla birlikte, istek üzerine bir müfettişin basılı kopyalarını hazır bulundurması gerekir.